Pero no tiene que ser, y no debería ser así. De hecho, cuando se realiza correctamente, las reuniones pueden ser una herramienta muy eficaz. La clave es hacerlos no solo soportables, sino también productivos, y garantizar que no se desperdicie el tiempo que todos pasan lejos de sus escritorios.
Entonces, ¿cómo se puede hacer esto? Bueno, con un poco de planificación previa y un toque de sentido común, en realidad. Aquí hay algunas ideas de reuniones de equipo para obtener lo mejor de su equipo.
1. Asegúrese de que una reunión sea realmente necesaria
En la mayoría de los casos, la transparencia en toda una organización es algo bueno. Por supuesto, debe alentarse a informar al personal sobre el panorama general. Pero, ¿las actualizaciones de la empresa realmente requieren que todos eliminen las herramientas durante una hora o pueden distribuirse por correo electrónico? O, si está utilizando herramientas de colaboración donde todos pueden ver el progreso individual en un proyecto en particular, ¿realmente necesita establecer una reunión para pedirle a las personas actualizaciones de estado?
Esto puede sonar a sentido común, pero los equipos aún pierden un tiempo valioso cubriendo temas que no necesitan ser discutidos. Esto crea una actitud negativa hacia las reuniones y los trabajadores pueden comenzar a verlo como una tarea más que como una actividad esencial en el lugar de trabajo. En su lugar, intente convocar solo a reuniones cuando desee impulsar algo o cuando sea necesario decir algo importante en lugar de pasar por el mismo terreno cansado. Recuerde: tener reuniones no es algo malo, pero tener demasiadas sí lo es.
2. Comience sus reuniones con una explosión
Mientras todos entran a la sala y toman asiento, es probable que nadie esté mentalmente preparado para la reunión. Es probable que la mayoría de las personas sigan pensando en la tarea que les acaban de quitar, mientras que el resto simplemente esperará que las próximas horas no sean demasiado dolorosas.
Por eso es importante captar la atención de las personas rápidamente y enfocar su mente. Probablemente no logre esto lanzándose directamente a un microanálisis detallado de las últimas proyecciones trimestrales de Marketing, así que intente con un breve cuestionario o un acertijo. Relajará a las personas y alejará su mente de su trabajo, así como los involucrará en el proceso general. Alternativamente, reproduzca un video divertido o cuente una historia interesante: cualquier cosa para refrescar y estimular a su equipo.
3. Tener una dirección
'Tener una agenda' es probablemente la instrucción más utilizada en exceso en el libro de reglas de la reunión del equipo, santificada por algunos y ridiculizada por otros, pero sí tiene en cuenta. Después de todo, es muy difícil lograr los objetivos de su reunión si no sabe cuáles son esos objetivos.
La clave es saber claramente lo que quiere que suceda y mantenerse en ese curso; un mantra que puede sonar sensato pero que pasa por alto la tendencia de casi cualquier reunión a desviarse irremediablemente fuera de pista. Para combatir esto, o al menos contenerlo, es una buena idea nominar a alguien (ya sea usted o un colega) para que actúe como guardián y mantenga las cosas en la dirección correcta.
Sin embargo, esto no significa que deba cerrar o ignorar los puntos buenos solo porque no están relacionados. Si alguien plantea un tema que vale la pena discutir más a fondo, pero que no se relaciona con los objetivos que ha establecido, regístrelo en el acta de la próxima reunión.
4. Tome descansos
Para reuniones más cortas, esto puede no ser aplicable, pero para cualquier cosa que se extienda a más de una hora, es vital asegurarse de que todos en la sala puedan tener al menos un breve descanso. Puede ser difícil concentrarse cuando buscas el inodoro o estás desesperado por un cigarrillo, y no tiene sentido tratar de intercambiar ideas con las personas cuando no están físicamente cómodas.
También es difícil asimilar grandes cantidades de información y ofrecer contribuciones significativas cuando llevas 40 minutos seguidos; incluso un par de minutos para un estiramiento rápido de la pierna puede revitalizar a las personas y darle a sus cerebros la oportunidad de ver las cosas de manera diferente.
5. Involucre a TODO su equipo
Una de las razones por las cuales las reuniones a veces pueden fracasar es que siempre son las mismas voces las que dominan semanalmente. Además del hecho de que esto hace que otros se apaguen, también significa que no se está utilizando todo el potencial del equipo. Por ejemplo, uno de los miembros de su equipo más silencioso e introvertido puede tener la solución perfecta para un problema en particular, pero puede no sentirse cómodo para hablar y compartirlo.
Aquí es donde recae la carga de quien está a cargo de la reunión para involucrar a cada miembro del equipo y hacer que contribuyan, independientemente de si sus sugerencias son buenas o malas. Ya sea que esto implique ir por la habitación y simplemente preguntarle a la gente directamente o algo más ingenioso, como tirar un peluche, lo importante es que hay diferentes ideas flotando y siendo escuchadas.
6. Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de prepararse
El problema con la lluvia de ideas es que decirle a un grupo de personas que sean creativas es a menudo la forma más fácil de matar cualquier pizca de innovación. En lugar de poner a las personas en el lugar, planifique con anticipación. Tan pronto como reserve una sala de reuniones, avise a los miembros del equipo con la mayor anticipación posible para encontrar al menos una solución para un problema particular por su cuenta y luego, durante la reunión, enfóquese en elegir la mejor.
Es mucho más probable que las personas tengan mejores ideas cuando se les da el espacio y el tiempo, y en lugar de sentarse juntas en una habitación tratando de forjar el primer plan que se les ocurra, el grupo puede tomarse el tiempo para discutir y analizar cuál sería el mejor curso de acción.
7. Cambie la configuración de vez en cuando
¿Recuerdas cuando estabas en la escuela en un día soleado y el maestro a veces tomaba la clase afuera en lugar de obligar a todos a quedarse miserablemente adentro? Bueno, también puedes adoptar este enfoque para las reuniones. De hecho, relajarse en un parque bañado por el sol es mucho más probable que atraiga la chispa creativa de todos que estar acurrucado en una pequeña habitación lateral de color topo mirando celosamente por la ventana.
Por supuesto, esto no siempre es práctico, especialmente si hay miembros del equipo conectados de forma remota, como a través de Hangouts. Pero el principio es el mismo. Discutir estrategias durante el almuerzo en Nando's puede ser un poco cliché, pero al menos la vista es diferente, ¡y el WiFi es gratis!
Las reuniones son una excelente forma de trabajar juntos para resolver problemas y problemas, además de garantizar que todos estén en la misma página y avanzando en la dirección correcta. Pero, a menudo, pueden alejarte de asuntos más importantes y sentirte como una pérdida de tiempo, especialmente cuando Roger de Cuentas tiene su queja semanal sobre el uso de su taza.
En cambio, siguiendo la guía anterior, puede negar mucho de lo que apaga a las personas acerca de las reuniones a media tarde y concentrarse en garantizar que el tiempo que pasen juntos como equipo sea tan productivo, valioso y exitoso como las reuniones originalmente estaban destinadas a ser.
¿Tiene algún otro consejo para asegurarse de que las reuniones se desarrollen sin problemas? Háganos saber en los comentarios a continuación ...
